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Fino ad un anno fa, pochissime erano le aziende che ricorrevano allo smart working. Oggi è di fatto diventato un elemento imprescindibile per tutte le organizzazioni.

Questo cambiamento ha rappresentato una rivoluzione non solo per la vita quotidiana dei lavoratori, ma anche per l’operatività sui luoghi di lavoro.

La gestione del team in smart working è una delle sfide più rilevanti per più di una ragione:

- Innanzitutto, la gestione del team da remoto è un’attività trasversale che riguarda ogni tipologia di azienda, indipendentemente dal settore in cui opera;

- In secondo luogo, si tratta di una funzione storicamente fatta in presenza, per la quale lo svolgimento a distanza non era mai stato considerato più che un’eccezione;

- Infine, dirigere un team richiede la gestione di due dimensioni, quella operativa e quella umana, che hanno dovuto evolversi rapidamente nel passaggio al lavoro da remoto.

 

Ecco, dunque, alcuni consigli pratici per superare gli ostacoli e assicurare efficienza ed efficacia del team in smart working.

 

1. Organizzare il team in modo chiaro

Un team in smart working deve essere organizzato per mantenere elevati livelli di performance a fronte di una totale collaborazione dei singoli membri. La chiarezza di obiettivi e di priorità, già di per sé fondamentale nella gestione in situazioni “ordinarie”, assume ancor più rilevanza quando si lavora da remoto.

È dunque necessario dedicare a ogni membro del team il tempo necessario a chiarire quali siano le sue responsabilità, dargli modo di esprimere dubbi, fare domande, in modo che tutti siano informati ed allineati.

Oltre a ciò, le attività svolte in modalità smart working devono essere organizzate mediante:

  • Organigramma di team ben definito che evidenzi ruoli e responsabilità
  • Regole e norme di base che stabiliscano il comportamento generale atteso;

 

2. Aggiornare la documentazione dei processi

La documentazione che descrive processi e procedure aziendali (es: come/dove si archiviano i file, come vanno nominati i file, …) è di primaria importanza per il completamento di attività e progetti comuni, sia nelle situazioni di lavoro in presenza che in remoto. Mantenere questi documenti aggiornati e renderli di facile comprensione assicura non solo un significativo risparmio di tempo e di risorse, ma può rivelarsi particolarmente utile per i membri meno esperti o che si sono uniti da poco al team.

 

3. Utilizzare pochi, ma validi strumenti

Gli strumenti di supporto alle attività sono particolarmente importanti quando si lavora da remoto perché consentono di organizzare meglio il team, mantenendo tutti i membri aggiornati e allineati.

Per un impiego di successo occorre utilizzare un set limitato di strumenti, ancora meglio se in sistemi integrati in un’unica soluzione. Questo perché una numerosità elevata e una scarsa integrazione tra i vari tool possono generare confusione e risultare più un freno che un acceleratore.

Dal nostro punto di vista, alcune funzionalità fondamentali per la gestione del team, da attivare mediante il ricorso a software, sono:

  • Messaggistica istantanea per consentire allineamenti e aggiornamenti immediati;
  • Videoconference di team e individuali per aggiornamenti più approfonditi;
  • Condivisione e archiviazione di cartelle di lavoro per mettere a disposizione di tutti i materiali necessari allo svolgimento delle proprie attività;
  • Pianificazione e monitoraggio dell’attività mediante l’utilizzo di gestionali per garantire la corretta assegnazione delle priorità di lavoro e il raggiungimento degli obiettivi nelle scadenze condivise.

 

4. Call periodiche di aggiornamento di team

Nel lavorare da remoto assume vitale importanza comunicare con frequenza e regolarità.

Fissare riunioni periodiche aiuterà tutti i membri a restare allineati, verificare lo stato di avanzamento delle attività e il rispetto delle tempistiche.

La condivisione di un’agenda con i punti da affrontare aiuta, inoltre, a rendere l’incontro virtuale più efficace e produttivo.

Infine, all’inizio dei meeting è consigliabile lasciare qualche minuto per socializzare e condividere qualche chiacchiera in serenità per alleggerire il ritmo dello smart working e stimolare la dimensione umana di relazione all’interno del team.

Al di là degli incontri pianificati, rimane fondamentale essere disponibili nei confronti dei colleghi in caso di necessità, incoraggiando anche allineamenti veloci e mirati senza dover coinvolgere ogni volta l’intero team di lavoro.

 

+1. Possibilità di espandere il team: reclutamento digitale

Nonostante il periodo di difficoltà attraversato dal mercato del lavoro, ci sono state alcune aziende, che hanno continuato ad investire sulle proprie risorse e sul proprio team. Sono molte, infatti, le persone che hanno trovato lavoro o cambiato la propria posizione con un processo di reclutamento totalmente digitale. Ciò dimostra che la modalità da remoto non è affatto un alibi per blindare il proprio team, tutt’altro: può essere l’occasione per aprirlo anche in direzioni precedentemente poco battute.

Il reclutamento digitale rappresenta una vera opportunità sia per le aziende che per i candidati.

In Excellence Education possiamo condividere più di un caso di successo in tal senso: nuovi colleghi assunti totalmente in digitale. L’inserimento efficace di queste nuove risorse è il frutto di un’attenta progettazione del processo di reclutamento, in collaborazione con il team HR del Gruppo Excellence, come abbiamo raccontato nel nostro articolo “Il Candidate Journey: what, why & how?”.

 

L'opinione dei più grandi esperti dei mercati del lavoro è che lo smart working non rappresenterà solo una parentesi della vita delle aziende: qualora si dovesse tornare a una modalità in totale presenza, l’esperienza di questo anno ha aperto nuovi scenari che non possono essere sottovalutati.

Indipendentemente da ciò che ci aspetta, dunque, la gestione efficace del team da remoto è nell’interesse di tutte le aziende che vogliano prepararsi al futuro facendo tesoro del presente.

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